Hermes Logistik Gruppe Deutschland

Kontakt

Hermes Logistik Gruppe Deutschland GmbH
Essener Straße 89
22419 Hamburg

Inga von Nolcken
Mail: inga.vonnolckenhermes-europe.de

Wissenstransfer@Hermes

Die Hermes Gruppe ist in den Geschäftsfeldern Sourcing & Product, Transport Logistics, Fulfilment und Distribution weltweit tätig. Menschen machen Erfolge. Hermes legt daher sehr viel Wert auf leistungsstarke und motivierte Mitarbeiter und engagieren uns für sie – und zwar mit einer modernen Personalpolitik, die mitarbeiterorientiert und nachhaltig ist. Aus diesem Grund beschäftigt sich die Hermes Abteilung „Development & Training“ im Bereich Human Resources (HR) mit der permanenten Weiterentwicklung und Qualifizierung der Hermes Mitarbeiter. Jedes Jahr wird ein umfangreiches Weiterbildungsprogramm entwickelt, aus dem die Führungskräfte mit ihren Mitarbeitern die passenden Seminare, Weiterbildungen und Workshops auswählen können.

Neben der Betreuung der Mitarbeiter und Führungskräfte rund um das Thema Personalentwicklung ist die Abteilung „Development & Training“ auch Ansprechpartner, wenn es um das Wissensmanagement geht. Dazu zählt z.B. die Sicherstellung des Wissens austretender Mitarbeiter. Die Wissensbewahrung stellt für Hermes eine wichtige Herausforderung dar, nicht nur bei Mitarbeitern, die aufgrund der erwarteten demografischen Entwicklung in den kommenden Jahren verstärkt in den Ruhestand treten werden. Auch ein Wechsel des Arbeitsplatzes innerhalb des Unternehmens kann dazu führen, dass Mitarbeiter als „Wissensträger“ nicht mehr direkt zur Verfügung stehen.

Beispiel: Ein Spezialist oder eine Spezialistin, die in einem Bereich für spezifische wichtige Aufgaben die alleinige Verantwortung trug, verlässt das Unternehmen oder geht in Elternzeit. In diesen Fällen geht dem Unternehmen wertvolles Wissen verloren, zumal, wenn keine strukturierte Arbeitsübergabe stattfindet. Dies kann z.B. daran liegen, dass der Nachfolger zum Zeitpunkt des Ausscheidens seines Vorgängers eventuell noch gar nicht an Bord ist. Welche Möglichkeiten bieten sich also einem Unternehmen, dem Problem des Wissensverlustes zu begegnen? Hermes hat speziell dafür ein Konzept für die Frage des Wissenstransfers entwickelt und setzt es erfolgreich ein.

Das Konzept Wissenstransfer@Hermes

Das Konzept Wissenstransfer@Hermes bietet eine wertvolle Möglichkeit, sich auf das Ausscheiden von Wissensträgern frühzeitig einzustellen und vorzubereiten. Die einzelnen Schritte werden jeweils von einem Mitarbeiter aus der Abteilung „Development & Training“ durchgeführt bzw. begleitet.

Das Konzept ist wie folgt aufgebaut:

  • Vorgespräch mit dem Experten
    Im ersten Schritt erfolgt die Vorstellung des Konzepts durch einen Mitarbeiter aus der Abteilung „Development & Training“ beim jeweiligen Fach- Experten. Experte ist der austretende Mitarbeiter. Der Hintergrund und die Vorgehensweise des Konzeptes werden genau erläutert. Außerdem erfolgt ein erstes Brainstorming bezüglich des Aufgabenportfolios und die Wissensziele werden definiert.
  • Erstellung der Job Map
    Im Rahmen der Erstellung der Job Map erfolgt gemeinsam eine schriftliche Fixierung relevanter Informationen mithilfe des Programms MindManager©. Es werden alle Tätigkeiten bis ins Detail aufgeschlüsselt und mit Ansprechpartnern versehen. Das umfasst Projekte, Meetings, mögliche Probleme bis hin zur Ablagesystematik. Dieser Prozess ist sehr umfangreich, sodass im ersten Schritt zwei Termine von jeweils drei Stunden veranschlagt werden. Nach Fertigstellung der Job Map gibt der Experte auch seine Einschätzung über die ideale Nachbesetzung in Bezug auf Werdegang und Persönlichkeit ab. Diese Einschätzung wird später in den Gesprächen mit Vorgesetzten und Kollegen berücksichtigt und soll bei der idealen Stellennachbesetzung helfen.
  • Gespräche mit Vorgesetzten und Kollegen – 360-Grad-Gespräch
    Vorgesetzte und Kollegen aus dem direkten Arbeitsumfeld werden in die Wissensdokumentation mit einbezogen. Folgende Fragen sollen geklärt werden:

    • Im Rahmen welcher Aufgaben wurde mit dem Experten zusammen gearbeitet?
    • Welches Wissen zeichnet den ausscheidenden Mitarbeiter aus?
    • Wie wird die Liste der Wissensbewahrungsmaßnahmen priorisiert?
    • Welche weiteren Wissensbewahrungsmaßnahmen werden vorgeschlagen?

    Auf Basis des 360-Grad-Gesprächs wird dann der Einarbeitungsplan erstellt.

  • Durchführung der To Do’s für die Übergabe
    Die Abteilung „Development & Training“ stellt der Fachabteilung die „Wissenskarte“ zur Verfügung und begleitet damit aktiv die Einarbeitung des Nachfolgers.
  • Nachbesprechung
    Die Abschlussbesprechung beinhaltet eine Auswertung des Wissenstransfers mit allen Beteiligten.

Das Konzept „Wissenstransfer@Hermes“ befindet sich aktuell in der Umsetzungsphase. Doch schon jetzt ist erkennbar, wie sinnvoll der Einsatz eines strukturierten Wissensmanagements ist, weshalb Hermes weiter am Ausbau der Systematik arbeitet. Denn für Hermes arbeiten heißt: als Teil eines motivierten Teams ab dem ersten Tag Verantwortung zu übernehmen und den hohen Erwartungen der Kunden gerecht zu werden. Daher ist es umso wichtiger, die Übergabe der Themen reibungslos zu gestalten. Schließlich können hohe Unternehmensziele nur mit informierten und motivierten Teams im Unternehmen erreicht werden.